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Dicas de ouro para um evento de sucesso

A produção de eventos corporativos é comum no dia a dia de empresas e executivos. Planejar cada detalhe, coordenar fornecedores, fazer checklist são alguns dos cuidados adotados pelos profissionais responsáveis pelo sucesso de cada acontecimento.

Porém, uma peça chave para o sucesso de um evento corporativo normalmente é relegado para segundo plano: os convidados. Todos os esforços feitos por uma empresa são especificamente para promover essa interação, mas nem sempre os cuidados necessários são observados.

Segundo Fernando Cavalheiro, diretor comercial da CEP Transportes, empresa especializada em logística de eventos, "a organização do processo de transporte de convidados é um dos últimos itens lembrados pelas empresas, apesar de serem estes a razão da realização do evento". "De nada adianta a locação de espaço, contratação de recepcionistas, comunicação visual se o público-alvo não estiver presente", complementa.

Segundo levantamento feito pela empresa, a baixa audiência em eventos é a principal preocupação dos contratantes do serviço de logística, dada a importância da participação dos convidados para fechar positivamente o balanço deste tipo de ação. "Entendemos que as facilidades de um transporte planejado, programado e coordenado sejam determinantes na presença do público", salienta Cavalheiro.

Para um país que, segundo o ICCA (Associação Internacional de Congressos e Convenções) é o 7º do ranking mundial de eventos internacionais, pensar a logística de eventos é parte fundamental para um evento bem sucedido.

Cavalheiro selecionou 6 dicas importantes para este tipo de projeto:
1- Elabore um planejamento completo do evento, com objetivos e resultados esperados.
2- Estime qual o investimento necessário.
3- Busque apoio em empresas especializadas em eventos, evitando o improviso.
4- Faça um check-list completo e detalhado, minimizando assim os imprevistos.
5- Faltando uma semana para o evento, reúna-se com todos os envolvidos para ajustar os últimos detalhes.
6- Utilize o serviço de logística de eventos como forma de assegurar a presença de seus convidados
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